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库存单据 (Stock Documents)：输入送货

把供应商的送货先输入后台成为草稿，再过账把货放上架。New document、Delivery — goods in、Supplier、Their invoice no.、Invoice date、Note、品项和单位成本、Save as draft 和 Post。

使用者:经理老板所在位置:后台
本页内容

货送到时，把送货单输入 库存单据 (Stock Documents)。它先保存为草稿：对照货物和供应商的发票检查、改正，然后过账。过账会把货放上架，并用您付的价钱重新计算每个品项的平均成本。

后台可以切换 EN / 中文 / BM。选 中文 时，菜单、页面标题和常用按钮显示中文；页面里的栏位、按钮和信息仍是英文，所以下面照屏幕写英文，并在括号里附上中文意思。图里画的是选 EN 时的样子。

开始之前

  • 您需要 Stock Documents 的 Edit（修改）来输入，以及 Post a stock document（过账库存单据）来过账。
  • 常常向他们进货的话，先把供应商加进供应商 (Suppliers)。
  • 品项必须计库存：只有这些会列出来。见哪些品项计库存。
  • 把送货单或发票放在面前。

开始一张送货单

  1. 在后台菜单的 主数据 (MASTERS) 下，点 库存 (Stock)，再点 库存单据 (Stock Documents)。
  2. 点 New document（新单据）。New stock document 窗口打开，写着 Saved as a draft. Nothing moves until you post it.（保存为草稿。过账之前什么都不会动。）
  3. Kind 显示 Delivery — goods in（送货——进货）。不用改。

窗口的每个部分

New stock document，一张送货单：上面是单头，左边是品项，右边是各行。
  1. 标题：New stock document（新库存单据），您有不止一家门店时后面加门店编号。
  2. Outlet（门店）：货送到哪家门店。只在您有不止一家门店时出现。一开始是列表正在显示的门店，或您的工作门店。单据、它的号码和它的库存都属于这家门店。必填。
  3. Kind（种类）：Delivery — goods in。其他种类是 Wastage — spoiled or dropped（报损——变质或打翻）、Adjustment — a correction（调整——改正）和 Kept item (custody) — keyed in by hand（寄存品——手动输入）。见报损和调整和寄存 (Custody)：手动输入寄存品。
  4. Supplier（供应商）：谁送的货。No supplier（没有供应商）、清单里的一个供应商（SUP01 — Kedai Runcit Demo Sdn Bhd），或临时采购用的 Type a name…（输入名称）：会出现一个 Supplier name（供应商名称）框，里面灰字写着 A one-off purchase（一次性采购）。
  5. Their invoice no.（对方发票号码）：供应商发票或送货单上的号码，例如 INV-8812。它在列表里显示在供应商旁边。
  6. Invoice date（发票日期）：对方发票上印的日期。一开始是今天。采购报表可以按它查看，用来对账供应商的结单。货仍然在您过账那天上架。
  7. Note（备注）：值得和单据一起记下的事。
  8. Find an item…（找品项）：按名称或编号缩小下面的清单。只列出计库存的品项，按所选门店显示。
  9. 品项清单：每个品项的编号和名称，以及那家门店的货架现在有多少。点一个品项就把它加到单据上。已经在单据上的品项不会加第二次。
  10. 一行：品项的编号和名称。
  11. Qty（数量）：送来多少，用品项的单位。框里灰字写着 qty。
  12. Unit cost（单位成本）：对方发票上一个单位的价钱。一开始是货架现在的计价，所以按平常价钱送来的货不用输入。输入真正的价钱：它会改变货架的平均成本。
  13. ✕：拿掉这一行。
  14. Pick items from the left.（从左边选品项。）：还没有任何一行时出现。
  15. Cancel（取消）：关闭窗口，什么都不保存。
  16. Save as draft（保存为草稿）：把单据保存为草稿。进行时显示 Saving…。

输入并保存送货单

  1. 有不止一家门店时，选货送到的 Outlet。
  2. 选 Supplier。不在清单上的人，选 Type a name… 再输入他们的名称。
  3. 输入 Their invoice no.，如果不是今天，也改 Invoice date。
  4. 在 Find an item… 里输入第一个品项名称的一部分，在清单里点它。
  5. 在它那一行输入 Qty。对照发票检查 Unit cost，不一样就输入真正的价钱。
  6. 送货单上的每个品项都这样做。
  7. 点 Save as draft。

绿色大字 已保存 (SAVED) 写着 GR26-00015, as a draft。列表上方的绿色一行写着 GR26-00015 saved as a draft at HQ — Kopitiam Demo. Nothing has moved yet — post it when it is right.（GR26-00015 已在 HQ — Kopitiam Demo 保存为草稿。什么都还没动——等它对了再过账。）草稿排在列表最上面，有 Edit、Post 和 Discard。

没有数量或数量是 0 的行不会保存。

过账

  1. 对照货物检查草稿。要改正，点 Edit，修改后点 Save changes（保存修改）。
  2. 在它那一行点 Post（过账）。
  3. 浏览器会问 Post GR26-00015? This writes 3 line(s) to the stock ledger. … 点 确定 (OK)。

货已上架。每个品项的库存卡都有一行 Received（收货），写着您输入的价钱，它的平均成本也变了。见仓库 (Store Room)：品项的库存卡。

成本怎样计算

每家门店按移动平均为货架计价。一次送货会重新计算平均：

数量成本
送货前架上有30.5 KG单价 4.10 = 125.05
送来25 KG单价 4.20 = 105.00
送货后架上有55.5 KG230.05，所以每公斤 4.15

之后每次销售都按新的平均 4.15 扣米。所以价钱写错了要用 Amend（修改）改正，永远不能去改已过账的单据：之后的销售都是按它计算成本的。

已经过账的错误送货单

在它那一行点 Amend。它会作废这张送货单、把货从架上拿走，并打开一份副本草稿让您改正后过账。见修改已过账的单据。

在 POS 上

送货也可以在柜台、在 POS 的 库存画面输入。它直接送到云端并马上过账，和其他单据一样出现在这个列表里。见POS 上的库存。

如果……