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订金 (Deposits)：延期、退款或没收

经理在后台怎么处理一笔订金：把它延期几天、用银行转账退款，或把它没收，每一项都写明原因；以及一次没收所有过期的订金。

使用者:经理所在位置:后台
本页内容

订金在分店设定的天数内有效。时间一过，它就是 expired（已过期），但不会自动发生任何事：钱仍然为客户保留着，直到经理做决定。在订金的窗口里，经理可以：

  • Extend（延期）：让客户有更多时间使用它；
  • Refund（退款）：用银行转账把钱还给客户；
  • Forfeit（没收）：钱由分店留下。

只要订金上还有钱，没过期的订金也可以做这三件事。要一次没收很多笔过期的订金，用列表上方的 Forfeit expired（没收过期订金）。

后台只有英文，所以下面照屏幕写英文，并在括号里附上中文意思。

在柜台用现金退款，要在 POS 上做。见POS 上的订金操作。

开始之前

  • 您需要管理订金的权限。没有的话，订金的窗口只显示它的记录。
  • 只有订金上还有钱时，才会显示这三个框。
  • 先想好原因：原因会和您做的事保存在一起，并显示在订金的记录里。

打开订金

  1. 在菜单的 MASTERS（主档）下，点 Customers（客户），再点 Deposits（订金）。
  2. 要看等着做决定的订金，在 Status（状态）里选 Expired: forfeit, extend or refund（已过期：没收、延期或退款）。
  3. 点那笔订金的一行。它的窗口就会打开。三个框在它的 History（记录）下面。

经理能做的事，逐项说明

订金记录的下面：原因，然后是延期、银行转账退款和没收。
  1. Reason (kept with what you do)（原因，和您做的事一起保存）：为什么延期、退款或没收，最多 500 个字符。没收时必须填。
  2. Extend（延期）：给订金更多天数。
  3. 天数：要加几天，1 到 3650。一开始是 30。
  4. Extend by these days（按这些天数延期）：把它延期。SAVED 会写出新的最后一天，例如 Valid until 2026-12-21.（有效至 2026-12-21。）
  5. Refund by bank transfer（银行转账退款）：用转账还给客户的钱。不碰任何钱箱。
  6. 金额：您还给客户的钱。框里会写能退多少，例如 Up to 150.00（最多 150.00）。
  7. Method（付款方式）和 Bank reference（银行参考号）：钱是怎么还回去的（您转账用的付款方式），以及它的参考号。
  8. Record the refund（记录这笔退款）：记录它。SAVED 会写 Refunded as（已退款为）和退款号码，例如 DR-HQ-2610-000002。
  9. Forfeit（没收）：剩下的钱由分店留下。Kept by the outlet that took it; a held order with it closes as not collected.（由收取订金的分店留下；和它一起保留的订单会以未领取结束。）
  10. Forfeit 150.00（没收 150.00）：先问一句，再没收全部保留的金额。

把订金延期

  1. 在原因框里写原因，例如 Customer asked for more time（客户要求多一点时间）。可以不填。
  2. 在 Extend 里输入天数，例如 30。
  3. 点 Extend by these days。
  4. SAVED 写着 Valid until 2026-12-21. 这笔订金就不再是过期的了。

天数从它现在的最后一天算起；如果那一天已经过了，就从今天算起。一笔过期的订金加 30 天，就是从今天起再有效 30 天。

用银行转账退还订金

  1. 想写的话，写下原因。
  2. 在 Refund by bank transfer 里输入还给客户的金额。可以只退一部分。
  3. 选转账的 Method。
  4. 输入 Bank reference。
  5. 点 Record the refund。
  6. SAVED 写着 Refunded as DR-HQ-2610-000002.（已退款为 DR-HQ-2610-000002。）保留的金额减少；记录里多了一行 Refunded（已退款）。

能退的金额，是保留的金额减去这笔订金目前在未结账单上占用的部分。全部退完，订金的状态用词就变成 refunded（已退款）。

没收订金

  1. 写下原因，例如 Not collected after 30 days（30 天后仍未领取）。必须填。
  2. 点 Forfeit 150.00。
  3. 浏览器会问：Forfeit 150.00 held on DP-HQ-T02-2609-000041? It is kept by the outlet, dated today.（要没收 DP-HQ-T02-2609-000041 上保留的 150.00 吗？钱由分店留下，日期为今天。）
  4. 点 OK（确定）。SAVED 写着 Forfeited.（已没收。）

会发生什么：

  • 保留的钱由收取订金的分店留下，日期为今天。
  • 它在未结账单上占用的部分会被放开：没收的订金不能再付任何账。
  • 和订金一起为当天保留的订单，会以未领取结束。
  • 订金的状态用词变成 forfeited（已没收）。

没收所有过期的订金

在 Deposits 列表上方，Forfeit expired (3) 数出列表里有几笔过期的订金。它一次把它们全部没收，每一笔都和单独没收时一样处理。

  1. 在 Status 里选 Expired: forfeit, extend or refund。在 Outlet（分店）里选一家分店，或保留 Every outlet（所有分店）。
  2. 检查列表：这些就是会被没收的订金。
  3. 点 Forfeit expired (3)。
  4. 浏览器会问：Forfeit 3 expired deposits holding 450.00? Each is kept by the outlet that took it, dated today, and a held order with it is closed as not collected. A deposit extended since this list was drawn is left alone.（要没收 3 笔过期订金，共 450.00 吗？每一笔由收取它的分店留下，日期为今天，和它一起保留的订单会以未领取结束。列表显示之后才延期的订金不会受影响。）点 OK。
  5. 它接着要您填 The reason, kept with each forfeit:（原因，会和每一笔没收一起保存：），已经填好 Expired, not collected（已过期，未领取）。想改就改，然后点 OK。
  6. SAVED 写着，例如 3 deposits forfeited, 450.00.（已没收 3 笔订金，450.00。）

列表显示之后才被别人延期的订金不会受影响。在任何一个问题上按 Cancel（取消），就什么都不会没收。

如果……