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订金 (Deposits)

为客户保留的钱：在 POS 收取，以后在任何分店的账单上使用。可按分店、状态和日期查找与筛选，把列表导出为 CSV，并打开一笔订金查看它的记录。

使用者:经理所在位置:后台
本页内容

订金是客户在 POS 预先付的钱：为一个订位、一场聚会、下星期来取的蛋糕。钱为他保留着，直到在您任何一家分店的账单上用掉为止。

Deposits（订金）列出每一笔订金：为谁收的、在哪里收的、为什么收、有效到哪一天，以及还保留多少。打开一笔，就能看到它完整的记录：什么时候收的、每一次加付、每一次使用。

在同一个窗口里，经理可以把订金延期、退款或没收。见订金：延期、退款或没收。

后台只有英文，所以下面照屏幕写英文，并在括号里附上中文意思。

开始之前

  • 您需要查看或管理订金的权限，或阅读订金报表的权限。一个都没有的话，菜单里不会有 Deposits。
  • 订金在 POS 收取。见收订金。
  • 订金的有效期是分店的设定：Outlets（分店）、该分店、Pay later & deposits（挂账与订金）、A deposit is valid for (days)（订金有效天数）。每笔订金在收取时就固定了这个有效期。见分店的挂账与订金。

打开 Deposits

  1. 在菜单的 MASTERS（主档）下，点 Customers（客户），再点 Deposits。
  2. 列表打开时，显示所有分店里还有钱的订金。

列表的每个部分

订金：筛选、列表，以及上方的两个按钮。
  1. Deposits（订金）：在 MASTERS 下的 Customers 分类里。
  2. Export CSV（导出 CSV）：把列出的订金存成 deposits.csv。列表是空的时候按钮变灰。
  3. Forfeit expired (1)（没收过期订金）：一次没收所有过期的订金，括号里是列出的数量。只有管理订金的人才看得到。见没收所有过期的订金。
  4. Search（搜索）：按客户的姓名或电话、订金的编号或它的 DP 号码查找订金。
  5. Outlet（分店）：Every outlet（所有分店），或收取订金的那家分店。
  6. Status（状态）：要列出哪些订金。见状态筛选。
  7. For, from / to（光临日期，从 / 到）：为这些日子的光临而收的订金。
  8. Taken, from / to（收取日期，从 / 到）：在这些日子收取的订金。
  9. 数量和合计：列出多少笔订金，以及它们一共保留多少。超过 300 笔时，会写 (more: narrow the filters)（还有更多：请缩小筛选范围）。
  10. Deposit（订金）：它的 DP 号码，例如 DP-HQ-T01-2610-000007。号码下面，黄色的 Credit (money beyond a debt)（余额：超出欠款的钱）表示超出欠款的付款；有订单和它一起等待时，会写 With an order kept for its day（附有为当天保留的订单）。
  11. For（用途）：在 POS 输入的订金用途；订金是为某次指定的光临而收时，还有 Use on / before（在此之前使用）和日期时间。
  12. Valid until（有效至）：能使用的最后一天。
  13. Held（保留）：上面还剩多少。旁边的 Amount（金额）是付进来的钱，包括加付。
  14. Status（状态）：订金的状态用词。见状态用词。

Customer（客户）是客户的姓名和电话，Outlet（分店）是收取订金的分店，Taken（收取日）是收取时的营业日。

点一行就能打开这笔订金。见一笔订金的窗口。

状态筛选

选项列出
Money still on it（还有钱）每一笔还有余额的订金，包括已过期的。列表打开时就是这一项。
Past its "use on / before"（已过“在此之前使用”的时间）光临的日期时间已过，但还有钱的订金。
Expired: forfeit, extend or refund（已过期：没收、延期或退款）已过 Valid until（有效至），但还有钱的订金。
Used up（已用完）用到一分不剩的订金。
Refunded（已退款）已还给客户的订金。
Forfeited（已没收）由分店留下的订金。
Voided（已作废）在 POS 上作废的订金。
All（全部）每一笔订金。

状态用词

用词颜色意思
open（未使用）绿色全部仍然保留着。
part used（部分已用）绿色有一部分用在账单上了，其余仍保留着。
past its date（已过日期）黄色它的 Use on / before 已过，但仍然有效。
expired（已过期）红色已过 Valid until，上面还有钱。经理必须把它没收、延期或退款。
used（已用完）灰色已用完。
refunded（已退款）灰色已还给客户。
forfeited（已没收）灰色由分店留下。
voided（已作废）灰色在 POS 上作废。

一笔订金的窗口

一笔订金：它的数字，以及逐行的记录。
  1. 标题：DP 号码和客户。
  2. Held（保留）：付进来的钱里，还剩多少。
  3. Status（状态）：它的状态用词，和列表里一样。
  4. Valid until（有效至）：它的最后一天。
  5. Mode（方式）：这笔订金在销售里怎么算，收取时由分店的 Deposit mode（订金方式）固定下来。Record only（只作记录）：钱保留着，在使用的那一天才算销售（没收的话，在没收那一天算收入）。Counted as sales when taken（收取时就算销售）：收取的那一天就算销售，使用的那一天再扣回来，所以同一餐永远不会卖两次。
  6. Customer（客户）：姓名和电话。
  7. Outlet / POS（分店 / POS）：在哪里收取，在哪一台 POS 上收的。
  8. For（用途）：它的用途，有填人数时也写出人数。旁边的 Use on / before 是光临的日期时间。
  9. History（记录）：发生在它身上的每一件事：Taken（收取）、Top-up 2（第 2 次加付）、Used on（用于）加上账单、Put back by a refund（因退款退回：它付的账单被退款了）、Refunded（已退款）加上退款号码、Forfeited（已没收）、Credit kept（保留余额）或 Adjusted（已调整）。有原因时写在那一行下面。把鼠标停在日期上，可以看到准确的时间。作废的行会被划掉。
  10. Tenders（付款）：钱是怎么来的或怎么出去的：付款方式、金额和参考号。
  11. Close（关闭）：关闭窗口。

有订单和订金一起保留时，History 上方会有一行写着 With the order kept for its day,（附有为当天保留的订单，）它的挂单号、账单总额，以及它是 waiting（等待中）、brought back（已取回）还是 not collected（未领取）。见附订金保留订单。

只要订金上还有钱，经理在 History 下面还会看到延期、退款或没收订金的框。见订金：延期、退款或没收。

查找订金

  1. 要找某一笔，在搜索框里输入客户的姓名或电话，或 DP 号码。
  2. 要看某一家分店的，在 Outlet 里选它。
  3. 要看这个周末的光临，设好 For, from 和 to。
  4. 要看等着做决定的，在 Status 里选 Expired: forfeit, extend or refund。

导出列表

  1. 设好筛选，让列表里是您要的订金。
  2. 点 Export CSV。文件 deposits.csv 就会存好。

文件里是列出的订金，有这些栏位：DP no.（DP 号码）、Outlet（分店）、Customer（客户）、Phone（电话）、Taken（收取日）、For（用途）、Use on / before（在此之前使用）、Valid until（有效至）、Mode（方式）、Amount（金额）、Held（保留）和 Status（状态）。

如果……