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库存单据 (Stock Documents)

每家门店的每一张送货单、报损单、调整单和盘点单。列表和它的筛选，以及 Edit、Post、Amend、Discard 和 Void 各做什么、动库存之前各问什么。

使用者:经理老板所在位置:后台
本页内容

库存单据 (Stock Documents) 是手动让库存增减的地方：货送到了、托盘打翻了、盘点数错了。每一次都是一张单据。单据在过账之前都是草稿，草稿什么都不动：您可以趁送货司机等着时输入，改正，等它对了再过账。

这里没有死胡同。草稿想改几次都可以，也可以舍弃。已过账的单据永远不会被修改，因为货架的平均成本已经建立在它上面：它可以作废（Void），库存会自动退回；或修改（Amend），先作废它，再打开一份副本来改正。

本指南讲列表和它的按钮。输入单据见库存单据 (Stock Documents)：输入送货和库存单据 (Stock Documents)：报损和调整。

后台可以切换 EN / 中文 / BM。选 中文 时，菜单、页面标题和常用按钮显示中文；页面里的栏位、按钮和信息仍是英文，所以下面照屏幕写英文，并在括号里附上中文意思。图里画的是选 EN 时的样子。

开始之前

您的后台权限组需要 Stock Documents（库存单据）：

  • View（查看）才能看列表。
  • Edit（修改）才能输入新单据、修改草稿。
  • Post a stock document（过账库存单据）才能 Post、Amend、Void 和 Discard。

打开库存单据

  1. 在后台菜单的 主数据 (MASTERS) 下，点 库存 (Stock)，再点 库存单据 (Stock Documents)。或在仓库里按 Documents。
  2. 您有不止一家门店时，列表一开始显示 所有门店 (All outlets)，最新的在前。

列表的每个部分

库存单据：草稿、已过账的单据和作废的单据，每张都有它的状态允许的按钮。
  1. 库存单据 (Stock Documents)：在 主数据 (MASTERS) 下的 库存 (Stock) 分类里。
  2. ← Store room：回到仓库。
  3. 门店 (Outlet)：所有门店 (All outlets)，或一家门店。一张单据永远属于一家门店，对它做的一切都在那里发生。
  4. New document（新单据）：输入送货单、报损单或调整单，或手动输入寄存品。见输入送货。
  5. Every kind（所有种类）：只显示一种：Delivery（送货）、Wastage（报损）、Adjustment（调整）、Stock take（盘点）、Transfer out（调出）、Transfer in（调入）或 Opening（期初）。
  6. Any status（任何状态）：只显示 Draft（草稿）、Posted（已过账）或 Void（作废）的单据。
  7. 数目：列出几张单据；载入时显示 Reading…。
  8. Number（号码）：单据的号码，例如 GR26-00015。下面，改正的那张写 ← Amends GR26-00012（修改了 GR26-00012），被改正的那张写 → Replaced by GR26-00014（由 GR26-00014 取代），作废的写 Void: 和原因。点 Amends 或 Replaced by 就跳到另一半：它会以琥珀色亮起来。
  9. Outlet（门店）：您有不止一家门店时，显示门店编号。
  10. Kind（种类）：Delivery（供应商送来的货）、Wastage（变质、打翻或烧焦）、Adjustment（改正，可加可减）、Stock take（盘点了一个货架）、Transfer out、Transfer in 或 Opening（第一次盘点）。把鼠标移到上面就能看到这个种类的用途。
  11. Date（日期）：单据的日期。送货单是供应商发票上的日期。
  12. Status（状态）：Draft（琥珀色：什么都没动）、Posted（绿色：库存已变动）或 Void（灰色：已撤销，或从未使用）。
  13. Supplier / destination（供应商／目的地）：送货单是供应商的编号、名称和他们的发票号码；调货单是调去的门店。其他的是 —。
  14. Lines（行数）：单据有几行。
  15. Qty（数量）：各行的数量加起来。
  16. Value（价值）：单据值多少。
  17. 草稿的按钮：Edit（编辑）、Post（过账）和 Discard（舍弃）。
  18. 已过账单据的按钮：Amend（修改）和 Void（作废）。作废的单据没有按钮。
  19. 灰色的说明：这个画面不输入的种类，会说明要到哪里改正，例如 A count is retyped on the Stock count screen.（盘点要在盘点画面重新输入。）草稿时仍有 Post 和 Discard，过账后有 Void。

单据号码以种类开头：GR 送货、WS 报损、AJ 调整、TK 盘点、TO 和 TI 调货、OP 期初，然后是年份和流水号。每家门店各自编号，所以两家门店可以各有一张 GR26-00015。

在 POS 的 库存画面输入的单据也在这个列表里，而且已经过账。见POS 上的库存。

修改草稿

  1. 在草稿那一行点 Edit（编辑）。Edit GR26-00015 窗口打开，写着 Still a draft: change anything on it, as often as you like. Nothing moves until you post it.（仍是草稿：可以随时修改任何内容。过账之前什么都不会动。）
  2. 改任何东西：供应商、发票号码、备注、各行、数量和成本。保存时列着什么，草稿就变成什么。
  3. 点 Save changes（保存修改）。

绿色大字 已保存 (SAVED) 写着 GR26-00015, still a draft，列表上方的绿色一行写着 GR26-00015 saved. It is still a draft, so nothing has moved — edit it again if you need to, and post it when it is right.（GR26-00015 已保存。它仍是草稿，所以什么都没动——需要的话可以再修改，等它对了再过账。）

草稿保持它开始时的种类：它的 Kind 框是灰色的。要换种类，就舍弃它，重新输入一张。

过账

过账才会让库存变动。

  1. 检查草稿：不确定的话用 Edit 打开看看。
  2. 在它那一行点 Post（过账）。
  3. 浏览器会问：Post GR26-00015? This writes 3 line(s) to the stock ledger. After that it is amended rather than edited — which voids it, puts the stock back and opens a copy to correct.（过账 GR26-00015？这会把 3 行写进库存账本。之后它只能修改（Amend）而不能编辑——修改会作废它、退回库存，并打开一份副本来改正。）有几家门店时它会说出门店：Post GR26-00015 at HQ — Kopitiam Demo?
  4. 点 确定 (OK)。按钮显示 Posting…。

绿色大字 已保存 (SAVED) 写着 GR26-00015 posted，绿色一行写着 GR26-00015 posted — 3 movement(s).（已过账——3 笔变动），后面跟着任何警告。状态变成 Posted。库存在门店今天的营业日变动，不管单据上的日期是哪天。

作废已过账的单据

作废会为单据的每一笔变动写一笔相反的变动，所以库存会自动退回。什么都不会被删除：单据仍留在列表上，状态是 Void。

  1. 在它那一行点 Void（作废）。一个窗口打开，读出会退回什么。
  2. 看清楚：每个品项、有多少会回到架上或从架上拿走，以及之后架上会剩多少。
  3. 在 Why is it being voided?（为什么作废？）里写原因。必须写原因。
  4. 点 Void WS26-00004。或点 Leave it alone（不要动它）关闭窗口，什么都不做。
作废一张报损单：做之前，窗口先说明会退回什么。
  1. 问题：哪张单据，您有不止一家门店时还有它的门店。
  2. 它会做什么：过账写了几笔变动，作废会写它们的相反变动。
  3. 每个货架：一个品项，有多少 goes back on the shelf（回到架上）或 comes off the shelf（从架上拿走），以及之后会剩多少。最多列出六个品项，然后是 …and 3 more items.（……还有 3 个品项。）
  4. 脚注：单据会留着，标为 Void。
  5. Why is it being voided?（为什么作废？）：必填，最多 200 个字符。它会写在单据上。
  6. Leave it alone（不要动它）：关闭窗口。什么都不变。
  7. Void WS26-00004：作废它。进行时显示 Working…。

绿色一行随后说明退回了什么，例如 WS26-00004 voided — 1 movement reversed. RM02 Chicken (raw) — 2 went back on the shelf. It reads 14.（WS26-00004 已作废——撤销了 1 笔变动。RM02 Chicken (raw)——2 回到了架上。现在是 14。）作废送货单会把货从架上拿走；作废报损单会把货放回去。库存在今天的营业日退回，而不是出错的那一天，所以已经结束的日子的报表保持原样。

修改已过账的单据

过账了但就是写错了（数量、价钱、品项）的单据，用 Amend（修改）。一个动作做三件事：

  1. 在它那一行点 Amend。Amend GR26-00012? 窗口打开，写着：One action, three things — nothing left to remember afterwards.（一个动作，三件事——之后什么都不用记。）GR26-00012 被作废。它动过的东西都自动回到架上。它的一份副本作为草稿打开，让您改正后过账。
  2. 看清楚每个货架会退回什么。
  3. 如果您愿意，在 What is being corrected? Optional — it is written on both documents.（改正什么？可不填——会写在两张单据上。）里写上改正的内容。
  4. 点 Void it and open the copy（作废并打开副本）。
  5. 副本马上打开，是一张有自己号码的新草稿，例如 GR26-00014。改正它。
  6. 点 Save changes，然后在列表上 Post 它。

绿色一行写着 GR26-00012 is void and its stock has gone back. … GR26-00014 is a copy of it, open below for the correction — it is a draft, so nothing moves again until you post it.（GR26-00012 已作废，库存已退回。……GR26-00014 是它的副本，在下面打开供您改正——它是草稿，所以过账之前不会再动。）

两张单据互相写着对方：旧的写 → Replaced by GR26-00014，副本写 ← Amends GR26-00012。副本的 Note（备注）以 Amends GR26-00012 开头，下面写着：This note is what says the document corrects GR26-00012. Add to it if you like, but leave that part in place — it is what lets somebody follow the pair in a month.（这条备注说明这张单据改正的是 GR26-00012。可以加字，但请保留这一部分——一个月后有人要靠它找到这一对单据。）

舍弃草稿

草稿从来没有动过任何东西，所以舍弃它什么都不用退回。

  1. 在它那一行点 Discard（舍弃）。Discard GR26-00015? 窗口写着 It was never posted, so no stock ever moved and none has to come back.（它从未过账，所以库存从未变动，也没有东西要退回。）
  2. 在 Why is it being discarded?（为什么舍弃？）里写原因。必须写原因。
  3. 点 Discard GR26-00015。

绿色一行写着 GR26-00015 discarded. It had never posted, so nothing moved.（GR26-00015 已舍弃。它从未过账，所以什么都没动。）草稿仍留在列表上，状态是 Void，所以它的号码永远不会被用第二次。

如果……