Dokumen Stok (Stock Documents)
Setiap penghantaran, nota pembaziran, pembetulan dan kiraan, di setiap outlet. Senarai dan penapisnya, dan apa yang dilakukan oleh Edit, Post, Amend, Discard dan Void, dengan soalan yang ditanya oleh setiap satu sebelum apa-apa bergerak.
Di halaman ini
Dokumen Stok (Stock Documents) ialah tempat stok naik dan turun dengan tangan: penghantaran masuk, dulang terjatuh, kiraan yang salah. Setiap satu ialah dokumen. Dokumen ialah draf sehingga ia diposkan, dan draf tidak menggerakkan apa-apa: anda boleh menaipnya semasa pemandu menunggu, membetulkannya, dan memposkannya apabila ia betul.
Tiada jalan buntu di sini. Draf boleh disunting sekerap yang anda mahu, atau dibuang. Dokumen yang telah diposkan tidak pernah disunting, kerana kos purata rak sudah dibina atasnya: ia dibatalkan (Void), yang memulangkan stoknya dengan sendirinya, atau dipinda (Amend), yang membatalkannya dan membuka salinan untuk dibetulkan.
Panduan ini tentang senarai dan apa yang dilakukan oleh butangnya. Menaip dokumen ada dalam Dokumen Stok (Stock Documents): rekod penghantaran dan Dokumen Stok (Stock Documents): pembaziran dan pelarasan.
Back office boleh ditukar antara EN / 中文 / BM. Apabila BM dipilih, menu, tajuk halaman dan butang biasa dalam bahasa Melayu; medan, lajur dan mesej di dalam halaman kekal dalam bahasa Inggeris, jadi di bawah ini ia ditulis seperti di skrin, dengan maksudnya dalam kurungan. Gambar menunjukkan back office dalam EN.
Sebelum anda mula
Kumpulan akses back office anda perlu ada Stock Documents (dokumen stok):
- View (lihat) untuk melihat senarai.
- Edit (sunting) untuk menaip dokumen baharu dan mengubah draf.
- Post a stock document (poskan dokumen stok) untuk Post, Amend, Void dan Discard.
Buka Dokumen Stok
- Dalam menu back office, di bawah Data induk (MASTERS), klik Stok (Stock), kemudian Dokumen Stok (Stock Documents). Atau tekan Documents dalam Stor.
- Senarai dibuka pada Semua outlet (All outlets) apabila anda ada lebih daripada satu outlet, yang terbaru dahulu.
Senarai, bahagian demi bahagian
Stock Documents
All outlets · Deliveries in, wastage out, corrections and counts. Nothing moves until a document is posted — and anything posted can be voided or amended, with the stock going back by itself.
| Number8 | Outlet9 | Kind10 | Date11 | Status12 | Supplier / destination13 | Lines14 | Qty15 | Value16 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GR26-00015 | HQ | Delivery | 23 Oct 2026 | Draft | SUP01 Kedai Runcit Demo INV-8812 | 3 | 45 | 312.50 | Edit Post Discard17 |
| GR26-00014 · ← Amends GR26-00012 | HQ | Delivery | 22 Oct 2026 | Posted | SUP02 Demo Drinks Distributor DD-0457 | 2 | 36 | 228.00 | Amend Void18 |
| GR26-00012 · → Replaced by GR26-00014 | HQ | Delivery | 22 Oct 2026 | Void | SUP02 Demo Drinks Distributor DD-0457 | 2 | 48 | 304.00 | |
| WS26-00004 | BR2 | Wastage | 21 Oct 2026 | Posted | — | 1 | 2 | 24.00 | Amend Void |
| TK26-00003 | HQ | Stock take | 20 Oct 2026 | Draft | — | 5 | 0 | 0.00 | A count is retyped on the Stock count screen. · Post Discard19 |
- Dokumen Stok (Stock Documents): di bawah Data induk (MASTERS), dalam kategori Stok (Stock).
- ← Store room: kembali ke Stor.
- Outlet: Semua outlet (All outlets), atau satu outlet. Dokumen sentiasa berada di satu outlet, dan semua yang dilakukan padanya berlaku di sana.
- New document (dokumen baharu): menaip penghantaran, nota pembaziran atau pembetulan, atau memasukkan barang simpanan dengan tangan. Lihat rekod penghantaran.
- Every kind (semua jenis): menunjukkan satu jenis sahaja: Delivery (penghantaran), Wastage (pembaziran), Adjustment (pelarasan), Stock take (kiraan stok), Transfer out (pindah keluar), Transfer in (pindah masuk) atau Opening (pembukaan).
- Any status (apa-apa status): menunjukkan dokumen Draft (draf), Posted (diposkan) atau Void (batal) sahaja.
- Bilangan: berapa dokumen disenaraikan; Reading… semasa senarai dimuatkan.
- Number (nombor): nombor dokumen, seperti GR26-00015. Di bawahnya, pembetulan menyatakan ← Amends GR26-00012 (meminda GR26-00012), dokumen yang dibetulkannya menyatakan → Replaced by GR26-00014 (diganti oleh GR26-00014), dan yang batal menyatakan Void: dan sebabnya. Klik Amends atau Replaced by untuk melompat ke separuh lagi: ia diterangi dalam warna ambar.
- Outlet: kod outlet, apabila anda ada lebih daripada satu outlet.
- Kind (jenis): Delivery (barang diterima daripada pembekal), Wastage (rosak, terjatuh atau hangus), Adjustment (pembetulan, mana-mana arah), Stock take (rak dikira), Transfer out, Transfer in atau Opening (kiraan pertama). Halakan tetikus padanya untuk membaca kegunaan jenis itu.
- Date (tarikh): tarikh dokumen. Bagi penghantaran, tarikh pada invois pembekal.
- Status: Draft (ambar: tiada apa yang bergerak), Posted (hijau: stok bergerak) atau Void (kelabu: dibatalkan, atau tidak pernah digunakan).
- Supplier / destination (pembekal / destinasi): bagi penghantaran, kod dan nama pembekal serta nombor invois mereka; bagi pemindahan, outlet yang dituju. — bagi yang lain.
- Lines (baris): berapa baris yang ada pada dokumen.
- Qty (kuantiti): kuantiti baris dijumlahkan.
- Value (nilai): nilai dokumen itu.
- Butang draf: Edit (sunting), Post (poskan) dan Discard (buang).
- Butang dokumen yang diposkan: Amend (pinda) dan Void (batal). Dokumen batal tiada butang.
- Nota kelabu: dokumen jenis yang tidak ditaip di skrin ini menyatakan di mana ia dibetulkan, seperti A count is retyped on the Stock count screen. (Kiraan ditaip semula di skrin kiraan stok.) Ia masih ada Post dan Discard selagi ia draf, dan Void setelah diposkan.
Nombor dokumen bermula dengan jenisnya: GR penghantaran, WS pembaziran, AJ pelarasan, TK kiraan, TO dan TI pemindahan, OP pembukaan, kemudian tahun dan nombor. Setiap outlet menomborkan sendiri, jadi dua outlet boleh masing-masing ada GR26-00015.
Dokumen yang ditaip pada skrin Stok POS juga ada dalam senarai ini, sudah diposkan. Lihat Stok di POS.
Sunting draf
- Klik Edit pada baris draf itu. Tetingkap Edit GR26-00015 terbuka, dengan Still a draft: change anything on it, as often as you like. Nothing moves until you post it. (Masih draf: ubah apa sahaja, sekerap yang anda mahu. Tiada apa bergerak sehingga anda memposkannya.)
- Ubah apa sahaja: pembekal, nombor invois, nota, baris, kuantiti dan kosnya. Apa yang disenaraikan semasa anda menyimpan ialah apa yang menjadi draf itu.
- Klik Save changes (simpan perubahan).
Tulisan hijau besar DISIMPAN (SAVED) menyatakan GR26-00015, still a draft, dan baris hijau di atas senarai menyatakan GR26-00015 saved. It is still a draft, so nothing has moved — edit it again if you need to, and post it when it is right. (GR26-00015 disimpan. Ia masih draf, jadi tiada apa yang bergerak — suntinglah lagi jika perlu, dan poskan apabila ia betul.)
Draf mengekalkan jenis asalnya: kotak Kindnya kelabu. Untuk menukar jenis, buang draf itu dan taip yang baharu.
Poskan dokumen
Memposkan ialah apa yang menggerakkan stok.
- Semak draf: bukanya dengan Edit jika anda tidak pasti.
- Klik Post pada barisnya.
- Pelayar bertanya: Post GR26-00015? This writes 3 line(s) to the stock ledger. After that it is amended rather than edited — which voids it, puts the stock back and opens a copy to correct. (Poskan GR26-00015? Ini menulis 3 baris ke lejar stok. Selepas itu ia dipinda, bukan disunting — yang membatalkannya, memulangkan stok dan membuka salinan untuk dibetulkan.) Dengan beberapa outlet ia menamakan outlet: Post GR26-00015 at HQ — Kopitiam Demo?
- Klik OK. Butang berbunyi Posting….
Tulisan hijau besar DISIMPAN (SAVED) menyatakan GR26-00015 posted, dan baris hijau menyatakan GR26-00015 posted — 3 movement(s). (diposkan — 3 pergerakan), dengan sebarang amaran selepasnya. Status menjadi Posted. Stok bergerak pada hari perniagaan outlet hari ini, apa pun tarikh pada dokumen.
Batalkan dokumen yang diposkan
Membatalkan menulis kebalikan setiap pergerakan yang dibuat oleh dokumen itu, jadi stok kembali dengan sendirinya. Tiada apa yang dipadam: dokumen kekal dalam senarai sebagai Void.
- Klik Void pada barisnya. Tetingkap terbuka dan membaca apa yang akan kembali.
- Bacanya: setiap item, berapa banyak kembali ke rak atau keluar daripadanya, dan bacaan rak selepas itu.
- Taip sebabnya, dalam Why is it being voided? (mengapa ia dibatalkan?). Sebab diperlukan.
- Klik Void WS26-00004. Atau Leave it alone (biarkan) untuk menutup tetingkap tanpa melakukan apa-apa.
- Soalan: dokumen itu, dan outletnya apabila anda ada lebih daripada satu.
- Apa yang ia lakukan: berapa pergerakan ditulis semasa memposkan, dan bahawa membatalkan menulis kebalikannya.
- Setiap rak: satu item, berapa banyak goes back on the shelf (kembali ke rak) atau comes off the shelf (keluar dari rak), dan bacaannya selepas itu. Sehingga enam item disenaraikan, kemudian …and 3 more items. (…dan 3 item lagi.)
- Nota kaki: bahawa dokumen itu kekal, ditanda Void.
- Why is it being voided?: diperlukan, sehingga 200 aksara. Ia ditulis pada dokumen.
- Leave it alone (biarkan): menutup tetingkap. Tiada apa berubah.
- Void WS26-00004: membatalkannya. Ia berbunyi Working… sementara itu.
Baris hijau kemudian menyatakan apa yang kembali, seperti WS26-00004 voided — 1 movement reversed. RM02 Chicken (raw) — 2 went back on the shelf. It reads 14. (WS26-00004 dibatalkan — 1 pergerakan diterbalikkan. RM02 Chicken (raw) — 2 kembali ke rak. Bacaannya 14.) Membatalkan penghantaran mengeluarkan barangnya semula dari rak; membatalkan nota pembaziran memasukkannya semula. Stok kembali pada hari perniagaan hari ini, bukan hari kesilapan itu, jadi laporan hari yang sudah ditutup kekal seperti asal.
Pinda dokumen yang diposkan
Dokumen yang diposkan yang sekadar salah (kuantiti, harga, item) dipinda. Satu tindakan melakukan tiga perkara:
- Klik Amend pada barisnya. Tetingkap Amend GR26-00012? terbuka dan menyatakan: One action, three things — nothing left to remember afterwards. (Satu tindakan, tiga perkara — tiada apa perlu diingat selepas itu.) GR26-00012 dibatalkan. Semua yang digerakkannya kembali ke rak dengan sendirinya. Salinannya dibuka sebagai draf, untuk anda betulkan dan poskan.
- Baca apa yang kembali pada setiap rak.
- Jika mahu, taip apa yang dibetulkan, dalam What is being corrected? Optional — it is written on both documents. (Apa yang dibetulkan? Pilihan — ia ditulis pada kedua-dua dokumen.)
- Klik Void it and open the copy (batalkan dan buka salinan).
- Salinan terus dibuka, sebagai draf baharu dengan nombornya sendiri, seperti GR26-00014. Betulkannya.
- Klik Save changes, kemudian Post ia dalam senarai.
Baris hijau menyatakan GR26-00012 is void and its stock has gone back. … GR26-00014 is a copy of it, open below for the correction — it is a draft, so nothing moves again until you post it. (GR26-00012 batal dan stoknya telah kembali. … GR26-00014 ialah salinannya, terbuka di bawah untuk pembetulan — ia draf, jadi tiada apa bergerak lagi sehingga anda memposkannya.)
Kedua-dua dokumen menamakan satu sama lain: yang lama → Replaced by GR26-00014, salinannya ← Amends GR26-00012. Note salinan bermula dengan Amends GR26-00012, dan di bawahnya: This note is what says the document corrects GR26-00012. Add to it if you like, but leave that part in place — it is what lets somebody follow the pair in a month. (Nota inilah yang menyatakan dokumen ini membetulkan GR26-00012. Tambahlah jika mahu, tetapi biarkan bahagian itu — itulah yang membolehkan seseorang menjejak pasangan ini sebulan lagi.)
Buang draf
Draf tidak pernah menggerakkan apa-apa, jadi membuangnya tidak memulangkan apa-apa.
- Klik Discard pada barisnya. Tetingkap Discard GR26-00015? menyatakan It was never posted, so no stock ever moved and none has to come back. (Ia tidak pernah diposkan, jadi tiada stok pernah bergerak dan tiada yang perlu kembali.)
- Taip sebabnya, dalam Why is it being discarded? (mengapa ia dibuang?). Sebab diperlukan.
- Klik Discard GR26-00015.
Baris hijau menyatakan GR26-00015 discarded. It had never posted, so nothing moved. (GR26-00015 dibuang. Ia tidak pernah diposkan, jadi tiada apa bergerak.) Draf kekal dalam senarai sebagai Void, supaya nombornya tidak pernah diberikan dua kali.