Dokumen Stok (Stock Documents): rekod penghantaran
Taip penghantaran pembekal ke dalam back office sebagai draf, kemudian poskan untuk meletakkan barang di rak. New document, Delivery — goods in, Supplier, Their invoice no., Invoice date, Note, item dan kos seunitnya, Save as draft dan Post.
Di halaman ini
Apabila barang tiba, taip nota hantaran ke dalam Dokumen Stok (Stock Documents). Ia disimpan sebagai draf dahulu: semak dengan barang dan invois pembekal, betulkan, kemudian poskan. Memposkan meletakkan barang di rak dan mengira semula purata kos setiap item dengan harga yang anda bayar.
Back office boleh ditukar antara EN / 中文 / BM. Apabila BM dipilih, menu, tajuk halaman dan butang biasa dalam bahasa Melayu; medan, lajur dan mesej di dalam halaman kekal dalam bahasa Inggeris, jadi di bawah ini ia ditulis seperti di skrin, dengan maksudnya dalam kurungan. Gambar menunjukkan back office dalam EN.
Sebelum anda mula
- Anda perlu ada Stock Documents, Edit (sunting) untuk menaipnya, dan Post a stock document (poskan dokumen stok) untuk memposkannya.
- Tambah pembekal ke Pembekal (Suppliers) dahulu, jika anda kerap membeli daripadanya.
- Item mesti menjejak stok: hanya item itu yang ditawarkan. Lihat Item mana yang menjejak stok.
- Sediakan nota hantaran atau invois di hadapan anda.
Mulakan penghantaran
- Dalam menu back office, di bawah Data induk (MASTERS), klik Stok (Stock), kemudian Dokumen Stok (Stock Documents).
- Klik New document (dokumen baharu). Tetingkap New stock document terbuka, dengan Saved as a draft. Nothing moves until you post it. (Disimpan sebagai draf. Tiada apa bergerak sehingga anda memposkannya.)
- Kind berbunyi Delivery — goods in (penghantaran — barang masuk). Biarkan.
Tetingkap, bahagian demi bahagian
The document, its number and — once posted — its stock are at this outlet.
2| 9 | |
|---|---|
| RM02 Chicken (raw) | 12 KG |
| RM03 Coconut milk | 6 LTR |
| D01 Guinness Stout 320ml | 18 BTL |
| RM01 Rice (raw) | 30.5 KG |
| 10 | 11 | 12 | 13 | |
|---|---|---|---|---|
| RM01 · Rice (raw) | 25 | KG | 4.20 | ✕ |
| RM02 · Chicken (raw) | 10 | KG | 12.50 | ✕ |
| RM03 · Coconut milk | 10 | LTR | 6.80 | ✕ |
- Tajuk: New stock document (dokumen stok baharu), dengan kod outlet apabila anda ada lebih daripada satu outlet.
- Outlet: outlet tempat barang tiba. Ditunjukkan hanya apabila anda ada lebih daripada satu. Ia bermula pada outlet yang ditunjukkan senarai, atau outlet kerja anda. Dokumen, nombornya dan stoknya berada di outlet ini. Diperlukan.
- Kind (jenis): Delivery — goods in. Jenis lain ialah Wastage — spoiled or dropped (pembaziran — rosak atau terjatuh), Adjustment — a correction (pelarasan — pembetulan) dan Kept item (custody) — keyed in by hand (barang simpanan — dimasukkan dengan tangan). Lihat pembaziran dan pelarasan dan Simpanan (Custody): masukkan barang simpanan dengan tangan.
- Supplier (pembekal): siapa yang menghantar. No supplier (tiada pembekal), pembekal daripada senarai anda (SUP01 — Kedai Runcit Demo Sdn Bhd), atau Type a name… (taip nama) untuk pembelian sekali sahaja: kotak Supplier name (nama pembekal) kemudian muncul, dengan A one-off purchase (pembelian sekali) dalam warna kelabu.
- Their invoice no. (no. invois mereka): nombor pada invois atau nota hantaran pembekal, seperti INV-8812. Ia ditunjukkan di sebelah pembekal dalam senarai.
- Invoice date (tarikh invois): tarikh yang dicetak pada invois mereka. Ia bermula pada hari ini. Laporan pembelian boleh dibaca mengikutnya, untuk dipadankan dengan penyata pembekal. Barang tetap masuk ke rak pada hari anda memposkannya.
- Note (nota): apa sahaja yang patut disimpan bersama dokumen.
- Find an item… (cari item): mengecilkan senarai di bawahnya mengikut nama atau kod. Hanya item yang menjejak stok disenaraikan, di outlet yang dipilih.
- Senarai item: kod dan nama setiap item, dan apa yang ada di rak outlet itu sekarang. Klik item untuk meletakkannya pada dokumen. Item yang sudah ada padanya tidak ditambah dua kali.
- Satu baris: kod dan nama item.
- Qty (kuantiti): berapa banyak yang tiba, dalam unit item itu. Kotak menunjukkan qty dalam warna kelabu.
- Unit cost (kos seunit): harga satu unit pada invois mereka. Ia bermula pada nilai rak sekarang, jadi penghantaran pada harga biasa tidak perlu ditaip. Taip harga sebenar: ia menggerakkan purata rak.
- ✕: membuang baris itu.
- Pick items from the left. (pilih item dari kiri): ditunjukkan selagi belum ada baris.
- Cancel (batal): menutup tetingkap tanpa menyimpan apa-apa.
- Save as draft (simpan sebagai draf): menyimpan dokumen sebagai draf. Ia berbunyi Saving… sementara itu.
Taip dan simpan penghantaran
- Dengan lebih daripada satu outlet, pilih Outlet tempat barang tiba.
- Pilih Supplier. Bagi seseorang yang tiada dalam senarai anda, pilih Type a name… dan taip namanya.
- Taip Their invoice no., dan Invoice date jika bukan hari ini.
- Dalam Find an item…, taip sebahagian nama item pertama, dan klik padanya dalam senarai.
- Pada barisnya, taip Qty. Semak Unit cost dengan invois, dan taip harga sebenar jika berbeza.
- Ulang untuk setiap item pada nota.
- Klik Save as draft.
Tulisan hijau besar DISIMPAN (SAVED) menyatakan GR26-00015, as a draft. Baris hijau di atas senarai menyatakan GR26-00015 saved as a draft at HQ — Kopitiam Demo. Nothing has moved yet — post it when it is right. (GR26-00015 disimpan sebagai draf di HQ — Kopitiam Demo. Belum ada apa yang bergerak — poskan apabila ia betul.) Draf berada di atas senarai, dengan Edit, Post dan Discard.
Baris tanpa kuantiti, atau 0, tidak disimpan.
Poskannya
- Semak draf dengan barang. Untuk membetulkannya, klik Edit, ubah, dan klik Save changes (simpan perubahan).
- Klik Post pada barisnya.
- Pelayar bertanya Post GR26-00015? This writes 3 line(s) to the stock ledger. … Klik OK.
Barang sudah di rak. Kad stok setiap item ada baris Received (diterima) dengan harga yang anda taip, dan kos puratanya telah bergerak. Lihat Stor (Store Room): kad stok sesuatu item.
Cara kos dikira
Setiap outlet menilai raknya pada purata bergerak. Penghantaran mengira semula purata itu:
| Kuantiti | Kos | |
|---|---|---|
| Di rak sebelum | 30.5 KG | pada 4.10 = 125.05 |
| Dihantar | 25 KG | pada 4.20 = 105.00 |
| Di rak selepas | 55.5 KG | 230.05, jadi 4.15 sekilo |
Setiap jualan selepas itu mengeluarkan beras pada purata baharu, 4.15. Itulah sebabnya harga yang salah dibetulkan dengan Amend, tidak pernah dengan mengubah dokumen yang diposkan: jualan sejak itu dikoskan atasnya.
Penghantaran yang salah, sudah diposkan
Klik Amend pada barisnya. Ia membatalkan penghantaran, mengeluarkan barang semula dari rak, dan membuka salinan sebagai draf untuk dibetulkan dan diposkan. Lihat Pinda dokumen yang diposkan.
Di POS
Penghantaran juga boleh ditaip di kaunter, pada skrin Stok POS. Ia terus ke awan dan diposkan serta-merta, dan ia ada dalam senarai ini seperti yang lain. Lihat Stok di POS.